SYBILLA  BENKER
 
                              
RECHTSANWÄLTIN    REVISORIN


                                  

 

Outsourcing / Insourcing (Backsourcing)

Outsourcing - seit mehr als zwei Jahrzehnten auch im deutschsprachigen Raum eine Strategie zur Auslagerung von ganzen Unternehmensteilen,  Bereichen,- Prozessen oder globalen Projekten wie Rollout-Projekten zum Zweck der Kostenoptimierung.

Outsourcing – Fluch oder Segen?
Das hängt ganz vom Einzelfall, dessen Vorbereitung und Durchführung  ab.
Nach unserer langjährigen Erfahrung ersetzt auch ein Outsourcing nicht die ständige und fachkundige Abstimmung und Kontrolle von erfahrenen und schnittstellenübergreifend denkenden Personen auf beiden Seiten der Vertragspartner. Auch ein outgesourcter Bereich muss weiterhin gesteuert und begleitet werden, die Verantwortung kann nicht komplett und mit befreiender Wirkung für die eigene Verantwortung auf externe Dritte ab delegiert werden.
Das ist weder betriebswirtschaftlich und organisatorisch geboten, noch in manchen Bereichen zulässig, wie beispielsweise im rechtlichen Bereich §11 BDSG die Pflichten bei der Auftragsdatenverarbeitung normiert. 
Auch ein IT Bereich, der an einen Outsourcing-Provider outgesourct wurde, ersetzt somit nicht die eigene Inhouse- IT.
In jedem Fall aber bietet Outsourcing kein „Rundum-Sorglos-Paket“.


1. Outsourcing – Pro und Contra  
    (am Beispiel eines IT- Outsourcing)

Outsourcing ist ein Projekt, und erfordert wie jedes andere Projekt auch, die Beachtung einiger Grundregeln für einen erfolgreiches Gelingen:

 Von welchem Sachverhalt (Ist ) gehen Sie aus?

 Welche Ziele wollen Sie mit dem Outsourcing erreichen (Soll )? 

 Welche Bereiche wollen Sie outsourcen, haben Sie das Leistungsspektrum

    definiert?

 Wollen Sie mit einem zentralen Vertragspartner für den gesamten
    ausgegliederten Bereich zusammenarbeiten, oder soll das Leistungsspektrum
    auf mehrere  Vertragspartner verteilt werden (Multisourcing)?

 Rechte und Pflichten der Vertragspartner, einschließlich Haftungsfragen

 Wie wird künftigen technologischen und organisatorischen Veränderungen
    Rechnung  getragen, wer ist dafür verantwortlich?

 Wie sieht das Risiko,-und Notfallmanagement aus?

 Wie sollen die laufenden Zusammenarbeit und das Controlling des Projektes

    geregelt sein?

 Falls sich die Partnerschaft nicht bewährt: Möglichkeiten der Beendigung,

   Ablauf und Kosten der Übergabe des outgesourcten Bereiches, usw.


Neben einer vertrauensvollen Basis und Zusammenarbeit ist eine klare Definition der Anforderungen, Aufgaben, Rechte und Pflichten und einer transparenten Kostenaufschlüsselung erforderlich. Jedoch können  auch Verträge mit einem Umfang von mehreren Tausend Seiten  nicht den Erfolg oder eine gute Zusammenarbeit garantieren und alle Lebenssachverhalte abschließend festschreiben.

Jedes Outsourcing „lebt“, ebenso wie sich das Unternehmen im Wandel der Zeit verändert. So müssen auch die Outsourcing Prozesse und Bereiche, die von einem Outsourcing Provider übernommen worden sind, entsprechend angepasst werden. Vereinbarungen müssen kommuniziert und gelebt werden - auf beiden Seiten. 

Ein Outsourcing Projekt - auch im IT Bereich - nur technisch zu betrachten und zu planen, ist ebenso falsch wie das Projekt nur auf der fachlichen, betriebswirtschaftlichen oder juristischen Eben zu betrachten und Kosten ohne Rücksicht auf Qualität zu drücken.

Qualität kostet Geld - in jedem Bereich.

Allerdings müssen Kostenkalkulationen  auch transparent geprüft werden können; die Kosten müssen im Rahmen einer Nachkalkulation überprüft werden. 

2. Resourcing

Sie wollen Ihren Outsourcing Provider wechseln, sie haben alle Möglichkeiten zu einer gütlichen Einigung- eventuell auch im Rahmen einer Projektmediation ausgeschöpft und entscheiden sich nun für die Trennung,  wollen aber dennoch den IT-Bereich auch weiterhin outsourcen, aber an einen anderen Partner?

Wie bei allen Projekten gilt auch bei für dieses Umstrukturierungsprojekt: Nur gründliche und gute Planung führt zum Erfolg und lässt die späteren Realisierungsmaßnahmen reibungsloser ablaufen.

Welche Ergebnisse aus „ Lessons learned “ müssen einfließen?

3. Insourcing

Sie haben festgestellt, dass Sie den outgesourcten Bereich wieder zurückholen wollen in Ihr Unternehmen?

Die Erwartungen an die Kostenersparnis für den ausgegliederten Bereich haben sich nicht erfüllt? Die organisatorischen Reibungsverluste sind zu groß; die Qualität hat gelitten?

Dann setzen Sie jetzt mit den Ergebnissen aus Lessons learned und  Ihren neu definierten Anforderungen an Leistungsspektrum, Organisation und Personal ein Insourcing Projekt auf, das auch den Abschluss und die Übergabe der Bereiche und der  Infrastruktur von Ihrem bisherigen Outsourcing Provider enthält, sofern diese Regelungen nicht oder nur unzureichend in Ihrem ersten Outsourcing – Vertrag enthalten sind.

Auch hier sind viele Varianten denkbar: Kann Personal übernommen werden, soll Hardware übernommen werden, kann und will man in bestehende Verträge eintreten, etc.

In allen Fällen ist auch hier eine genaue Analyse des Sachverhaltes ein genauso wichtiger Schritt, wie die Definition der Anforderungen, Ihr künftiges Soll.

Was in der Analyse und Planungsphase verdorben wird, wird sich in der Realisierungsphase rächen.

Gehen Sie noch einen Schritt weiter: Nach erfolgter Analyse und Konzeption stellen Sie sich die endgültige Lösung vor:

Machen Sie eine Preview, stellen Sie sich das Ergebnis in der Praxis vor.

Dann lassen Sie das Ganze in Ruhe auf sich wirken und entscheiden  mit der Unterstützung Ihres Umfeldes und aus Überzeugung, es wird sich lohnen.

Weitere Informationen zu diesem Thema und zu den Themen Leistungsspektrum und Inhalte im Rahmen eines  Outsourcing Projektes erhalten Sie unter:

http://www.globalproject-solution.de